Pour pouvoir participer à un voyage-échange ou proposer un voyage-échange, le club ou groupe d'âinés doit être s'inscrire en ligne. Pour cela, le club ou groupe d'aînés doit être membre de son association provinciale d'aînés francophones, membre de la FAAFC (voir liste des associations membres à la droite de l'écran).

Pour vous inscrire, téléchargez le document « Proposition de voyage-échange » dans la boîte Document à la droite de votre écran et remplissez le formulaire qu'il contient.

Il est très important de noter que vous n'avez pas la responsabilité comme club ou groupe d'aînés hôte d'organiser le voyage pour les groupes qui viennent vous visiter. Cela relève de leur entière responsabilité. Vous pouvez certes les conseiller et les aider les conseillant et en leur proposant des activités d'échange avec votre groupe, mais l'organisation du voyage demeure l'entiere responsabilité du groupe qui vous visite.

Veuillez noter que le site Internet de Voyage-échange se réserve le droit de refuser un club ou un groupe d'aînés ou d'annuler sa proposition de voyage-échange si celui-ci n'est pas membre d'une association provinciale d'aînés francophones, membre de la FAAFC (voir liste des associations membres à la droite de l'écran).

Avant de procéder au développement de votre proposition, assurez-vous de :

1. Obtenir l’autorisation de votre club ou de votre groupe d’aînés;
2. Recruter une équipe d’au moins 3 à 4 bénévoles disposés à travailler avec vous lorsque des groupes d’aînés viendront vous rencontrer;
3. Être capable d’utiliser un appareil photo numérique et le logiciel WORD, ou du moins d’avoir quelqu’un dans votre groupe qui puisse le faire;
4. Être en mesure de proposer des activités d’échange avec les groupes d’aînés qui viendront vous visiter

Rappelez-vous qu'à titre de groupe hôte, votre seule responsabilité consiste à offrir la partie «échange » du voyage. Vous avez également le luxe de déterminer vos limites en terme de nombre de groupes que vous voulez recevoir par année, les temps de l’année qu’il est possible de vous visiter et le type et le nombre d’activités d’échange proposés.

Voici maintenant ce qu’il faut pour votre proposition de voyage-échange :

1. 10 photos numériques qui présentent les activités de votre groupe.

Vous pourrez afficher un maximum de 10 photos numériques qui représentent le plus votre club ou groupe d’aînés. Vous devrez également fournir quelques notes ou explications qui accompagneront les photos afin que les autres groupes puissent faire votre connaissance.

2. 30 photos numériques présentant les attraits touristiques les plus importants de votre région

Vous pourrez afficher un maximum de 30 photos numériques qui présentent les attraits touristiques de votre région ainsi que des notes explicatives décrivant les photos. Nous vous suggérons de présenter d’abord les photos dont les attraits touristiques sont à voir absolument et de les spécifier dans vos notes explicatives – ex : « Visites à ne pas manquer ».

Vous pouvez également demander la collaboration du bureau touristique de votre région pour aider avec cette section. Il est possible qu’il vous offre plusieurs photos et qu’ils vous donnent la permission de les utiliser et de nous les insérer avec votre proposition de voyage-échange.

3. La liste des activités d’échange que vous proposez

Vous pouvez suggérer le nombre et le type d’activités d’échange que vous voulez. Voici quelques exemples d’activités que vous pouvez proposer :

• Un repas partage avec les membres de votre club ou votre groupe d’aînés et les membres du groupe visiteur;
• Une période de discussion et d’échange sur un thème spécifique comme « Les nouvelles activités pour les aînés », le bénévolat et l’engagement des aînés dans la communauté, etc.
• La possibilité pour le groupe de voyageurs de participer à certaines activités spéciales déjà prévues dans votre programmation d’activités avec votre club ou votre groupe;
• L’organisation d’un tournoi ou d’une activité sportive ou récréative spécialement organisée pour les participants des deux groupes,
• L’accompagnement bénévole d’une « personne de la place » lorsque le groupe visite certains attraits touristiques (n’oubliez pas de prévoir un ou plusieurs accompagnateurs de rechange si le jour venu l’accompagnateur bénévole désigné a un empêchement).;
• Certains voudront peut-être pousser l’échange jusqu’à inviter les aînés à venir héberger chez des membres du groupe hôte.

Il est ESSENTIEL de vous sentir très à l’aise avec les activités que vous proposez et vous pouvez également vous limiter à proposer une seule activité. Vous n’êtes en aucun temps obligé d’offrir des activités autres que celles suggérées dans votre proposition de voyage-échange.

La liste des activités d’échange doit également comporter les coûts de l’activité (ex : coût du repas partage, frais de participation aux activités, etc.)

Il faudra également que vous affichiez le nom et les coordonnées d’une personne-contact pour chacune ou pour l’ensemble des activités et que les autres groupes pourront joindre pour organiser la partie échange de votre voyage.

4. La liste des hébergements et de la restauration de votre région :

Vous devrez remplir une liste offrant le choix des 3 hôtels et 3 restaurants de votre coin et que vous pourriez recommander aux groupes qui viendront dans votre région.

Si le choix de ces 6 emplacements vous parait trop difficile et qu’il existe dans votre localité une liste de tous ces hôtels et restaurants, vous pouvez tout simplement nous la faire parvenir. De plus, si cette liste est déjà informatisée ou sur un site Internet quelconque, vous pouvez uniquement nous envoyer l’adresse Internet du site et nous inviterons les visiteurs à se rendre directement sur ce site.

Pour compléter ma proposition voyage-échange

Pour compléter votre proposition, vous devez compléter les 4 prochaines étapes :

1. Télécharger le document WORD à la droite de l'écran et le compléter directement sur votre ordinateur;
2. Une fois complété, vous n’avez qu’à retourner le document à l’adresse suivante : faafc@videotron.ca
3. Envoyer par la suite à la même adresse courriel vos photos numériques en suivant attentivement les recommadations concernant leur format contenues dans le document.
4. De plus, il faut compléter le formulaire d’autorisation des photos.